一份更具商务范的演讲PPT应该考虑这几点-PPT大学

一份更具商务范的演讲PPT应该考虑这几点

在PPT幻灯片的高阶课程中,我发现学员们普遍遇到的一个难题,就是:本来是为一个商业机构设计PPT幻灯片,却显得毫无商务感。花花草草、朦朦胧胧,显得离商务世界很远很远。

这种设计PPT幻灯片的套路,适合给女朋友做一个“生日电子贺卡”,或者为家人做一辑“电子影集”,也可以为新年晚会做一个欢乐气氛的投影幕。但是,拿到商务沟通场合中去,并不对劲。

这种现象并非是在校学生独有,工作了几年的白领设计出的PPT幻灯片,仍然缺乏商务感。当我提出这个问题之后,他们开始在画面的配图上下功夫,找来有“打领带的男士”和“穿正装的女士”的图片放上。制作商务PPT
情况似乎好了一点,但是我提醒大家去想想:如果你这个PPT幻灯片是给公司的CEO去演讲使用,他会用吗?即使他用了,你觉得合适吗?

在一次会议中,一个CEO登台演讲,打出的幻灯片具有极高饱和的色彩,大量的矢量人物剪影图。与现场其他嘉宾的PPT相比,真有点“鹤立鸡群”的架势了!很显然,这是他的助手或者公司里的PPT达人“借鉴”了一个韩国风的幻灯片。韩国风PPT
可是,那是一个谈论化工行业企业责任的会议。那个PPT、那位CEO,以及这个会议的主题,一点都不和谐。PPT的原作者一味追求“吸引眼球”,反而让PPT的使用者——这位CEO显得很矫情做作了。

如何让你的幻灯片具有商务气质?

在Fernandes T.和Heller Stephen合著的那本Becoming a Graphic Design(平面设计师职业指南)一书中,有这样一句话,似乎能解答我们这个问题。

设计并非是一种本能的直觉,缺乏对媒介类型的知识、任务的理解是不可能做好的。


1. 媒介类型的知识

总体上看,幻灯片设计是Graphic Design(平面设计)的一种。平面设计,这一项拥有久远历史的创作活动,在技术与艺术、沟通与传播的交汇地带和商业一道并肩成长和发展。各种平面设计的门类是相互影响的,所以PPT自然可以应用普适的平面设计法则:

  • 爱手绘的作者会为自己的PPT带来手绘的风格;
  • 图表专家当然不会忘记他们的绝技——视觉图表;
  • 熟悉Maya的设计师不愿意错过在PPT中置入3D的视觉元素;
  • 网页设计师总是想往PPT画面中加入零星的小icon;
  • 会摄影的朋友会在PPT中放上浅景深的照片作品;
  • 喜欢Flash的同学总是要在PPT里加上动画,还提出可怕的口号:“闪瞎观众的眼睛!”;
  • 就连学机械制图的同学们也会带上自己的职业习惯——他们比较喜爱仿宋字,所以总是用仿宋字,即使这种字体在PPT投影画面上的可阅读性不高也照用。

但是,我们要考虑PPT幻灯片设计的特殊性——它的媒介类型

现场力:

乔布斯演讲现场

幻灯片的作用是用来现场陈述、演示和沟通。(那些不用来现场演示解说的PPT其实和PDF、Word文档一样,属于用于阅读材料。只不过用PPT的格式封装了而已)同一个PPT文件,“对着屏幕阅读”和“在会议厅里观看”根本上就是两回事,也许我们用英文就能分清——

Reading 和 Browsing 是两回事。

所以,我们不会见到客户或者上司在电脑上看了你的PPT幻灯片,就做出了决定。不论你的PPT多么专业好看,那都不可能让你的客户或者领导做出什么决定,他们一定需要你拿着PPT来讲。这也正是很多PPT爱好者容易忽略的事情:在做PPT的时候,有多少人心里想着陈述和演讲的场景呢?

多通道:

TED演讲现场

由于需要现场讲解,PPT幻灯片必然和讲者的声音语言、肢体语言、现场听众的互动反馈等等元素交织在一起,这些就是信息传递的多个“通道”。所以,演讲PPT幻灯片不必是“自解释”的,不必是“完整”的,它甚至是跳跃的。这个道理和电影中的画面可以“蒙太奇”一样。

所有PPT爱好者都知道“B”键的用途(按下“B”键之后,PPT画面暂时关掉了,这时需要动用你的人、语言、肢体语言了),但是却很少有人来设计一下“按下B键之后”的部分。人们往往让PPT投影幕常亮着,让PPT成了主角。

尺度:商务会议

就画面的尺度来看,同一个PPT幻灯片在会议室观看和对着电脑阅读完全是不同的感受,演讲用PPT的尺度更象电影的观感。人们做PPT的时候更多是对着13~17吋电脑屏幕,所以,容易忘却现场的听众可能是在20米外观看一个2米的投影幕,由此产生了很多问题,都是设计者没有充分考虑实际应用场景导致的。

以上举出3处特征来说明PPT幻灯片的类型(其实我们还可以再找到几个方面)。总的来看,只有在理解了媒介类型的特征之后,我们才能做出明智的设计决定!


2. 对任务的理解

如果我们明确了PPT的任务是现场沟通,而且是商务场合的沟通。那么我们的学习和自我训练就应该注意选题的方向。

在练习的选题上要避开社会热点和小清新

你可能会发现,无论你给体育明星、影视达人、社会热点话题做多少好玩的PPT,它们都不属于商务范畴的东西。那是大众媒体的娱乐内容,即使那是一个多么发人深省和直指社会良心的议题,它们都不太接近商务气质。

这些话题本身很热闹,图片得来也顺手,博得眼球也容易。但是当我们面对真正的商务问题,就缺乏表达沟通上的创意和创新了。人们会用一句俗话说:“感觉就是不对”。那么,在这些内容上培养出的热情、技能、情绪、视觉语言,都很难应用到商务沟通场面上去。

也许有人不同意。也正是因为这样,我们就看到商务场合中他们拿出了这样的PPT:生猛过度的颜色、过分矫饰的画面、一厢情愿的煽情……

至于找来一些精美的摄影画面,配上几句睿智的小语,加上柔美的过场和音乐。这种“糖水”PPT具有甜腻的小清新感觉,可以赢得女朋友的欢喜,但是拿去给客户和上司讲商务问题,差的太远。如果在你面前就坐的是全球500强的高管,你自己都会不好意思亮出这样的PPT。

尝试做“公司年报”

年度PPT报告

你可以在网上搜索一些国际公司的年报设计作品,当然如果有耐心,也可以在slideshare上找到一些五百强公司的PDF文档(虽然slideshare被墙了N年,但我们终于可以在Apps中找到这个应用,并且能够正常访问!)

  • 年报设计是全球商业的博览:我们可以在年报设计年鉴中看到全球最具商业活力和生命力的企业和机构,看看他们如何通过年度报告来向他们的顾客、股东、投资者展示。这是综合性的商务展示,我们不仅可以学习到如何表达严肃的商务背景,也能学到如何构建企业综合展示的信息架构,即:一个企业如何从众多的事务中找出最有沟通价值的内容?如何解释和呈现这些内容?
  • 年报设计是全方位的商业展示:年报内容融合了公司品牌、产品技术、财务数据、领导人风格、重要事件——这里既有以照片述诸情感的品牌和营销理念;也有以表格和图表呈现严谨的财务信息;还有CEO的高屋建瓴的致辞;与顾客沟通的场景和故事;创新产品和服务的解析。这实在是非常全面的商务信息,我们在阅读最优秀公司的年报时候,自然会学习和领会构建这些信息的敏感度和视角。
  • 年报设计跨越众多行业和专业:年报通常会包罗几百家公司,十几个行业的领军人物。这种的行业和专业的跨度,为设计的学习者提供了一个广阔的视角,让我们从本行业的狭隘思路上拓展开来,理解不同行业的视觉语汇、品牌情感、沟通特点、产品特性、人物风格等等。
  • 年报设计者都是最优秀的设计公司:年报是最能考验一家设计公司的能力的任务。而所有的设计公司和设计师,均以为著名的企业设计年报感到骄傲。所以,最优秀的设计公司们都会全力以赴为企业设计年报。设计学习者观看这些设计作品自然是一个高起点,因为我们可以看到高手如何运用视觉语汇和图片、如何撰写简洁动人的文案、如何用画面和页面讲故事、如何用信息图表表达财务和生意状况,以及如何创造性的应用平面空间、组织信息流程、合理安排过多或者过少的信息。

经过以上分析,你一定能理解:如果参照并模拟“公司年报”来设计一个年报PPT幻灯片,将是一个最为有用的设计练习。这种练习将使你获得很好的视觉品味、文案撰写编辑能力、梳理信息架构的方法、讲故事的策略、调动兼顾情感的画面和理智的数据的能力。

所有这些,一定会给你的PPT幻灯片带来极具商务感的气质!

原文作者Gary Yang

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