锐普奥义-5分钟掌握PPT文字转换图表的秘密-PPT大学

锐普奥义-5分钟掌握PPT文字转换图表的秘密

锐普奥义-5分钟掌握PPT文字转换图表的秘密

一周进步的粉丝们,晚上好!我是锐普PPT创始人陈魁,刚进来就收到大家满满的祝福,非常开心。今天是个特殊的日子,6.18,京东大促,广告到处都是。

今天也是我的生日。在这个特殊的晚上,跟大家分享PPT,就一定要分享一些鲜为人知的绝活,所以,今天跟大家分享的是锐普公司最核心的技术之一——文字梳理和转图表技能。

今天的分享,会稍微枯燥,不像往日的PPT技巧那样有趣,但正是枯燥,才是很多人最致命的缺陷,相信会让大家快速突破。

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先问大家一个问题,大家觉得在PPT中文字是不是越少越好?可能我们在外面看到很多教程都是这么给大家说的。 

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但如果你随意给领导删减文字,80%的情况,领导都不会满意的。以下这三种情况,很可能会被骂:当领导记不住稿子时;当观众需要看文字时;当你不掌握文字删减技巧时。

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根据文字在PPT中的作用,PPT分为四类:阅读类、播放类、演讲类、讲述类。不同的PPT,文字处理的方法也都不一样。

阅读类PPT,一般是指咨询报告、电子杂志、学习文件方面的PPT,这类PPT文字是主体,因为观众要在电脑里或手机上自行观看,没有人提供讲解,文字一般不删减,文字只是要拉开层次,进行排版就行,其设计方法主要参考画册的排版方式。

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比如这个广州地铁的案例,文字+图片+图表,内容详实,即使没人讲解,观众也能充分了解所讲述的内容。 


比如这个金地集团企业文化的案例,把文字充分拉开层次。标题可用到120号的字体,解释性文字做到50号左右的文字,下面的小文字甚

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至只用8-10号都可以,这种层次感好,画面漂亮,观众也能分清主次,能够很好引导观众阅读。

播放类PPT,一般用在宣传片、娱乐性、个性化、纯动画的PPT作品方面,在大厅、网上自动播放或者放在会议前做预热用的。这种PPT中,已经接近于视频或动画片的效果了,文字会很小、很少,只是辅助,主要通过关键词和字幕的形式提醒观众对画面的理解就行。

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比如锐普做的互生积分卡的PPT,这个是MG动画性质,大家可以通过这个地址查看:http://v.qq.com/page/w/1/p/w015615ol1p.html,这类作品,在正文中文字非常少,有了配音后,只是在下面加了同步的字幕,这种同步性是不是已经不太像PPT做的了?

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这是另外一个示例,金城摩托形象宣传的PPT,观看地址http://v.qq.com/page/z/d/z/z0186jpjxdz.html,这种快节奏,只要画面+配音,就可以让画面展示到位,任何的文字都显得多余了。

演讲类PPT,以上两种,PPT本身都是主角,是以看为主的演示;但有一种,是以说为主的演示,那就是演讲类PPT,比如个人演讲、产品发布,演讲人往往主导了整个演讲的过程,比如著名的乔布斯、雷军、老罗、罗胖等,对他们来说,PPT只是辅助,当然文字也只是起到强调、提醒的作用,PPT中主要展示关键词就行了。

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比如我在2015年中国演示峰会上的开场PPT《演示改变世界》,PPT做的就相当简洁。只是这种PPT,不听讲解只看PPT是很难理解演讲的内容。在峰会后,很多人根据这个PPT来揣摩我的意思,往往都误解啦。

讲述类PPT,这种是我们日常工作中用的最多的类型,比如工作报告、项目汇报、项目竞标等,更讲究演讲人和PPT的高度交互和统一,整个PPT都是证据,文字需进行梳理、精简、图示化。

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比如锐普做的卡迪路的这个PPT,文字和图表达到完美融合,画面也很有美感,配上演讲者的介绍,内容的展现力相当到位。

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比如某电力公司的这个PPT,文字更多的是对图表的补充,这些丰富多彩的图表,已经把其中的逻辑关系充分展现了。


接下来,着重给大家介绍下讲述类PPT文字梳理和转换图表的流程、方法和规则。

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这是锐普公司PPT文字处理的标准流程。 
1、划板块。就是把一篇文字或一段文字根据其表达的意思分成不同的板块,通用的做法是:一段就是一页,一个句号就是一页。但这个不是绝对的,还要根据所表现的意思和重点进行分解。 


2、分层次。就是把各个板块之间的逻辑关系找出来,这就需要我们要熟悉各种各样的关系,比如:

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具体每个关系的内涵,可参考演界网的图表页面: 
http://www.yanj.cn/index.php?act=search&cate_id=2 


3、找重点。把各个板块的重要性进行排列,删除不重要的内容,不重要的一般是指:容易理解的,讲解时一笔带过的,没有实质性内容的,对演讲主题作用不大的,等等。 


4、删文字。这是锐普处理文字的一个绝招,PPT中有这五类文字是可以大胆删除的。 
原因性文字,一般是“因为……所以”、“因为……因此”、“基于……因此”等文字,在PPT中,更强调结论,所以原因性文字一般是删除的。 

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解释性文字,一般是冒号后、破折号后、“是”字后、括号里的文字,这种文字一般不太重要,是对观点或关键词的一种补充。 

重复性文字,在文字稿中,为了体现语法的完整性,会用很多重复性的文字,比如主语、场景词,但在PPT中,这些文字即使不出现观众也能完全理解,这时候,这种文字是删除的。 

辅助性文字,在PPT中,一般动词、介词、连词、助词等都不需要,因为这些词,可以通过图表关系直接表现出来。 

铺垫性文字,一般是客套性用语或者为了讲解重要内容前做的过渡和铺垫,比如我今天讲座前的那段客套话,这种文字一般都是删除的,如果要表现,也是用一些场景性画面,比如用一个生日蛋糕就能体现啦。 

5、转形式就是把PPT转成图表或图片。转图表,首先就要有一套强大的图表库,根据前面分析的层次关系直接找一个合适的图表一套就行了。需要在这里提醒大家的是:每个人都必须有自己的图表库,否则光靠临时画图表那效率会相当的底下。 

怎样才能有一个强大的图表库呢?

关注演界网(yanjshow)回复“我爱PPT图表”,你就会拥有6200张史上最强大的图表库了,各种图表关系、在形式上都非常漂亮和前卫的。

接下来,大家看看几个具体的例子,看看锐普公司动辄500/1000元一页的PPT的制作技巧。 


示例一:

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这是上海总部经济论坛的一段文字。

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首先是划板块,咱们可以分成三个板块。

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然后分层次,可以看出是因果关系。因为是因果关系,重心肯定在果而不是因。

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再按照前面讲的文字删减方法直接删除不必要的文字,我的天,是不是变得很简单了?

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最后,找一张相似逻辑关系的图表一套,调整下颜色和布局就OK了!

示例二:

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这是电力公司的一段文字中的一部分内容。

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划分成三个板块。

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其主要的逻辑关系也是因果关系。

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因为条件和目标都非常简单,容易理解,而且也不是特别重要,跟演讲者沟通后,就可以直接删除了。只保留中间的活动就可以了。

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再删减下文字。需要强调的是,中间那个“开展各类劳动竞赛”可以保留,也可以删除。因为“手拉手”已经很具象了,所以演讲者赞同删除劳动竞赛的字样。

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在图表库中发现这张图表很有感觉:手拉手,环环相扣,而且要很有创意哦。(这是国内微立体PPT图表第一人杜小二的图表,http://xiaoer.yanj.cn/,里面的图表很漂亮哦)

替换文字、修改颜色,是不是很漂亮呢?

示例三:

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这是跟上一示例相衔接的一段文字。

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划分成三个板块。

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在逻辑上跟上一示例也很接近,虽然重心也是中间的活动,但这里的条件和目标都比较复杂,不容易理解,所以保留。

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文字删减后,保留的都是概念和画面感的内容。概念,用文字展示,有画面感的内容——承诺书、协议书,直接用图片替换就行了。“真正起到以竞赛促建设的功效”,属于活动中的小目标,因为后面有大目标,有些累赘,所以这里删除。

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最后呈现的图表就是这样的效果,逻辑非常清晰了吧? 

通过这几个示例,你对锐普核心的PPT文字转图表技能掌握了吗?哈哈,祝大家都成为图表转化大师。加油!

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